こんにちは、ゆうペイです！
ホームセンターや金物店のレジで、スマホをかざしてPayPay払い。
こういう職人さん、最近本当に増えました。
ところが月末に領収書の束を整理すると、PayPayで払った分だけ手元に紙がないんです。
お客様に領収書を「書く側」のルールは、PayPay払いの領収書の書き方で解説しています。
この記事は、材料代や道具代をPayPayで「払う側」になった時の、一人親方・個人事業主の目線です。
PayPayで払った材料代、レシートも領収書も手元にないんだけど・・・。
これって経費にできるの？
できますよ。
PayPayには取引履歴という強い味方が自動で残っているんです。
☝️結論から言うと、PayPay自体は領収書を発行していません。これは公式ルールです。
でも、帳簿と取引履歴をセットで残せば経費計上はできます。
ただし！取引履歴をまとめて取り出せるのは過去2年分までという、意外な落とし穴があるんです。
この記事では、経費をPayPayで払うことが増えてきた職人・一人親方向けに、
- PayPayで払った時に何が残るか・取引履歴の出し方
- 領収書がもらえなかった時の3段構えの対処法
- 確定申告で困らない帳簿の書き方とデータ保存のコツ
☝️を現場目線でお伝えします。
「PayPay払いの証拠が不安で現金に戻ろうかな」と迷っている方こそ、ぜひ最後まで読んでみてください。
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PayPayで払うと領収書は出ない｜公式ルールと「残る記録」
えっ、レジで領収書くださいって言えばいいだけじゃないの？
お店の人が領収書を発行してくれるなら、それが一番確実です。
ただ、PayPayというサービス自体は領収書を出しません。
公式ヘルプにはっきり書かれています。
「バーコードまたはQRコードで支払いした領収書は発行しておりません。実際にPayPayを利用してお支払いをした店舗でご相談ください。」（PayPayヘルプ「領収書がほしい」より・2026年7月時点）
やっかいなのは、お店の形によっては「そもそも紙が何も出ない」ことです。
金物店や個人の建材屋にあるような、レジ横のQRコードを自分のスマホで読み取るタイプ。
あの方式は、加盟店側のPayPayにレシート発行機能がありません。
つまり、お願いしそびれたら紙はゼロ。
でも慌てなくて大丈夫です。
あなたのスマホの中には、自分では消したり書き換えたりできない客観的な記録が自動で残っています。
1回払うごとに自動記録
ファイルで取り出せる
支払い記録にひも付け保存
この3つの記録の出し方を、次で順番に見ていきましょう。
PayPay取引履歴の出し方｜アプリでの確認とCSVダウンロード
アプリで支払い履歴を確認する｜店名・日時・金額はすべて残っている
まずは基本の確認方法です。
- PayPayアプリのホーム画面で［取引履歴］をタップ（見当たらなければ［すべて］の中にあります）
- 支払いごとに「どの店で・いつ・いくら」が一覧で表示される
- 画面の絞り込み機能で期間や支払い方法を指定して探せる
取引履歴で支払いの詳細を開くと、［レシート登録・経費申請する］という項目があります。
ここからレシートを撮影すると、その支払い記録に画像をひも付けて保存できます（取引1つにつき1枚まで）。
CSVでダウンロードする手順｜1年分まとめて取り出せる
取引履歴は、CSVという表形式のファイルでまとめて取り出せます。
実はこの機能、2025年2月に始まったばかり。
「PayPayの履歴はダウンロードできない」と書いてある古い記事も多いですが、今はできます。
取り出したファイルには、取引日・取引先・支払い方法・金額などが1行ずつ記録されています。
帳簿づけに必要な情報が、1年分まとめて手に入るわけです。
ただし期限の壁が2つ｜遡れるのは2年まで
便利なCSVダウンロードですが、注意点があります。
遡って取り出せるのは過去2年分までなんです。
確定申告の準備をするタイミングで、前年1年分のCSVを取り出す。
そして申告書類と同じ場所に保存する。
この年1回の習慣さえあれば、「3年前の記録が出せない」という手詰まりを防げます。
領収書がなくても経費にできる？｜税金の2つのレーンを交通整理
記録が残るのは分かったけど・・・。
そもそも領収書がないと、経費で落とせないんじゃないの？
ここが一番誤解の多いところです。
はっきり言います。
経費の本体は帳簿であって、領収書は証拠のひとつです。
所得税のルールで求められているのは、「いつ・誰に・いくら払ったか」を帳簿に記録して、その裏付けになる書類を保存すること（国税庁タックスアンサーNo.2080）。
領収書という紙がなければ経費として一切認めない、という決まりではありません。
だから、取引履歴という客観的な記録とセットで帳簿をつけることが効くんです。
「経費」と「インボイス」は別の話｜混ぜると不安が倍になる
もうひとつ、不安のもとになっているのがインボイス制度です。
「インボイスを保存しないと経費にできない」と思っている方が多いのですが、これは2つの別の税金の話が混ざっています。
帳簿の記録＋裏付けの保存で成立。
→ 全員に関係あり
インボイスの保存が原則条件。
→ 影響するのは本則課税の人だけ
自分がどちらのレーンを気にすべきかは、消費税の申告方法で決まります。
| あなたの立場 | 仕入のインボイス保存は納税額に影響する？ |
|---|---|
| 免税事業者（消費税の申告なし） | 影響しない |
| 2割特例で申告している | 影響しない（売上だけで計算） |
| 簡易課税で申告している | 影響しない（売上だけで計算） |
| 本則課税で申告している | 影響する（保存が原則必要） |
一人親方の多くは免税・2割特例・簡易課税のどれかのはず。
その場合、仕入側のインボイスがなくても消費税の納税額は変わりません。
なお2割特例は、個人だと2026年分の申告で区切りを迎えます（その後2年間は後継の「3割特例」に切り替わります）。
詳しくは2割特例の終了スケジュールの記事へ。
ホームセンターのレシートは、実はそのままインボイス
本則課税の方にも朗報があります。
ホームセンターやガソリンスタンドのような小売のお店は、宛名のないレシートがそのままインボイスとして認められる業種です（適格簡易請求書といいます）。
レジで手書きの領収書に書き直してもらう必要はありません。
登録番号が印字されたレシートを保存しておけば、それで足ります。
むしろ品名まで印字されているレシートのほうが、手書きの「品代」より証拠として強いくらいです。
領収書をもらい忘れた時の3段構え｜出金伝票の書き方まで
ここからは実践編です。
「紙が手元にない」と気づいた時は、この順番で立て直しましょう。
その1｜まずレシートだけは死守する
一番の防御は、支払いの瞬間にあります。
レシートが出るお店なら、必ず受け取る。
そしてレジを離れる前にPayPayアプリでパシャっと撮って、支払い記録にひも付けてしまう。
紙は洗濯機の中で消えますが、ひも付けた画像は取引履歴と一緒に残ります。
「後で整理しよう」が一番危ないんです。
もちろん紙のレシート自体もとっておくのが基本。
ひも付け画像は、なくした時の保険です。
その2｜税込1万円未満なら帳簿だけでOKの特例がある
消費税を本則課税で申告している方には、心強い特例があります。
税込1万円未満の買い物は、インボイスがなくても帳簿の記載だけでOKという少額特例です（国税庁｜少額特例の概要・2029年9月30日までの期限付き・課税売上高1億円以下などの条件あり）。
金物店の店頭QRで払った3,000円のビス代のように、「紙が出ない少額の買い物」の多くはここに収まります。
ポイントは1回の取引ごとの判定だということ。
9,000円と8,000円を別々のレジで払えばどちらも対象ですが、同じ会計で17,000円ならまとめて対象外です。
その3｜何も残っていないなら出金伝票＋取引履歴
レシートもなく、お店に頼み直すのも難しい。
そんな時の最後の手段が出金伝票です。
100円ショップや文具店で売っている伝票に、自分でこう書きます。
- 日付：支払った日（取引履歴で正確に分かります）
- 支払先：お店の名前（これも取引履歴に残っています）
- 金額：税込の支払額
- 内容：「現場用ビス・金物代」など、何を買ったか具体的に
出金伝票は自分で書くものなので、それ単体では証拠として弱めです。
国税庁が「出金伝票があればOK」と明記しているわけではなく、実務で広く使われてきた方法、という位置づけです。
だからこそPayPay払いとは相性が良いんです。
自分では書き換えられない取引履歴が「その日・その店・その金額」を裏付けてくれるので、出金伝票の弱点を補えます。
毎回これに頼るのではなく、あくまで例外の穴埋めに使いましょう。
確定申告での扱い｜帳簿の書き方とデータ保存のコツ
帳簿にはこう書く｜PayPay払いの記帳例
帳簿への書き方は、現金払いとほとんど同じです。
支払い方法がPayPayだと分かるようにしておくと、あとで取引履歴と突き合わせやすくなります。
| 日付 | 支払先 | 内容（摘要） | 金額 |
|---|---|---|---|
| 7/8 | ○○建材 | 木材・PayPay払い | 8,800円 |
| 7/15 | △△ホームセンター | 養生シート・PayPay払い | 3,278円 |
帳簿は7年、レシートなどの書類は5〜7年の保存が基本です。
確定申告まわりの段取り全体は確定申告の準備の記事で流れを追えます。
取り出したCSVは「電子データのまま」保存する
ひとつだけ、保存の作法があります。
PayPayの取引履歴のようにデータでもらった記録は、印刷した紙ではなくデータのまま保存するのが電子帳簿保存法のルールです。
と言っても、専用ソフトは必須ではありません。
「2026年_PayPay取引履歴」のような名前を付けてフォルダに入れて、聞かれたらすぐ出せるようにしておく、といった方法で対応できます。
税務署へ印刷して提出する必要はありません。
細かいルールと、うちの規模なら何をすればいいかは電子帳簿保存法の記事で解説しています。
レシートの山ごと自動化するなら会計ソフト
ここまでの管理、正直「手でやるのは面倒だな」と感じた方もいるはずです。
会計ソフトを使うと、レシートをスマホで撮るだけで日付・金額を読み取って仕訳まで下書きしてくれます。
PayPayのCSVも取り込めるので、この記事でやってきたことの大半が自動になります。
3月の深夜に領収書の山と格闘する休日が消えます。
30日間の無料体験から始められるので、確定申告のたびに憂うつになる方は肌感覚で確かめてみてください。
freee以外も含めた選び方は会計ソフト3社比較の記事でフラットに整理しています。
逆の立場になった日｜お客様に「領収書ください」と言われたら
ここまでは「払う側」の話でした。
でも職人のあなたは、現場では「受け取る側」でもあります。
お客様からPayPayで工事代金を受け取って、「領収書もらえますか？」と言われる日が必ず来ます。
払う側の証拠のルールを知っていると、書く側になった時も迷いません。
両方の目線を持っている職人は、お客様からの信頼も一段上がりますよ。
但し書きの書き方・収入印紙がいらない理由など、PayPayで受け取った時の領収書の実務を1本にまとめています。
まとめ｜「残す仕組み」さえ作れば、PayPay払いは怖くない
- PayPay自体は領収書を発行しない（もらうならお店に相談・これは公式ルール）
- 取引履歴に店名・日時・金額が自動で残る（CSVで1年分まとめて取り出せる）
- CSVで遡れるのは過去2年まで（確定申告のたびに前年分を保存する習慣を）
- 経費の本体は帳簿（レシートは撮ってひも付け・ない時は少額特例や出金伝票で立て直す）
- データでもらった記録はデータのまま保存（面倒なら会計ソフトで自動化）
PayPay払いの経費は、「紙がないから不安」ではなく「紙より消えにくい記録が残る」が実際のところです。
仕組みを一度作ってしまえば、ポケットでクシャクシャになる紙のレシートより、よほど頼れる証拠になりますよ。
特例の期限やアプリの機能はこれからも変わりますが、「払った証拠をその場で残す」という土台は変わりません。
ここまで読んだ方は、経費まわりの土台を固めたいタイミングのはず。
下の3記事で「何を経費にできるか→残し方→申告前の段取り」まで、現場目線の準備がひと通り完成します。
PayPay払いの証拠管理とセットで読むと、確定申告前の不安がまとめて片づきます。
👉 一人親方の経費はどこまでOK？考え方まとめ
👉 電子帳簿保存法は一人親方も対象｜最低限やること
👉 確定申告の準備｜申告前にやることリスト
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
現場仕事とお金の管理が、少しでもラクになりますように！
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